Informace o zpracování osobních údajů spolku a informace o Vašich právech v souvislosti se zpracováním osobních údajů
V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“) Vám poskytujeme tyto informace
Správce osobních údajů:
100MICI UL, z.s., IČ 22766855, náměstí Prokopa Velikého 27/19, Ústí nad Labem – 400 01 (dále “Spolek”)
1. Subjekt osobních údajů:
Při výkonu činnosti spolku zpracováváme osobní údaje těchto subjektu údajů:
- členové spolku,
- účastníci soutěží, anket (včetně nominovaných) a projektů,
- sponzoři,
- další osoby, které dobrovolně údaj poskytnou.
2. Osobní údaj
Zpracováváme tyto osobní údaje:
- Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození.
- Kontaktní údaje – bydliště, adresa, pracoviště, telefon, e-mail, kontakty v rámci sociálních sítí.
- Základní zdravotní údaje – druh stomie, důvod vytvoření stomie, stomik/nestomik.
- Rodné číslo zpracováváme pouze v případě, že rodné číslo potřebujeme jakožto povinnou náležitost uloženou platným a účinným právním předpisem; dále rodné číslo zpracováváme v případě členů statutárního nebo kontrolního orgánu ve věci provedení zápisu těchto osob do veřejných rejstříků.
- U osob, které pobírají v rámci spolku mzdu či odměnu, zpracováváme další údaje, které jsou povinnou náležitostí mzdového listu a další údaje potřebné pro plnění zákonných povinností ve vztahu ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění.
3. Zdroj osobních údajů
Osobní údaje získáváme přímo od subjektu údajů nebo z veřejných rejstříků.
4. Účel zpracování
Osobní údaje zpracováváme výhradně za účelem plnění našich zákonných povinností ve věci výkonu spolkové činnosti, spolkových služeb a v rámci naplňování činností spolku. V případě, že jste nám poskytli kontaktní údaje, zpracováváme je pouze za účelem Vašeho kontaktování ve věcech zájmu spolku nebo ve věcech, za jejich účelem jste nám své údaje předali.
5. Právní základ pro zpracování
Právním podkladem pro zpracování osobních údajů je zejména Občanský zákoník č. 89/2012 Sb., Zákoník práce č. 262/2006 Sb., Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb., Zákon o evidenci obyvatel č. 133/2000 Sb.
6. Marketing
Spolek nezpracovává údaje pro cílené marketingové účely, ani osobní údaje k těmto účelům dále neposkytuje jiným zpracovatelům, cílové skupiny osob však mohou být na jimi poskytnuté elektronické adresy spolkem obesláni např. informačním bulletinem, informacemi o různých aktivitách spolků, možností zúčastnit se soutěží a anket, atd. Spolek neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování na základě osobních údajů.
7. Souhlas se zpracováním osobních údajů
Ke zpracování osobních údajů k účelům podle odst. 4 a ke splnění povinností, stanovených právními přepisy podle odst. 5 nepotřebujeme souhlas subjektu údajů, a to bez ohledu na formu zpracování (papírová, elektronická, elektronická s využitím software nebo webové aplikace), a to ani v případě, že zpracování provádíme prostřednictvím zpracovatele (správce, účetní, webový portál, provozovatel serverových nebo cloudových služeb).
Zpracování osobních údajů v oblasti marketingu podle odst. 6 podléhá souhlasu subjektu údajů, tento souhlas je možné kdykoliv odvolat buď písemnou výzvou doručenou na adresu spolku, nebo jej lze kdykoliv odvolat emailem zaslaným na adresu 100miciul@seznam.cz.
8. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Spolek nenaplňuje zákonné podmínky pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů.
9. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů
Osobní údaje můžeme poskytovat bez Vašeho souhlasu těmto subjektům:
a) státním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy, jde zejména o orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, orgány dohledu, exekutory, notáře, soudní komisaře, insolvenční správce apod.;
b) specializovaným externím subjektům (dále „zpracovatel“), které pro Spolek zajišťují některé činnosti, na základě uzavřené smlouvy. Spolek má zákonnou povinnost vybrat pouze takového zpracovatele, který poskytuje dostatečné záruky ochrany osobních údajů při jejich zpracování. Zpracování osobních údajů zpracovatelem se řídí smlouvou nebo jiným právním aktem (např. obchodními podmínkami), uzavřenou mezi zpracovatelem a Spolkem;
S Vaším souhlasem nebo na Váš příkaz můžeme osobní údaje poskytnout i dalším subjektům, a to za podmínek uvedených v souhlasu nebo příkazu.
10. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovány
i) Spolek zpracovává osobní údaje minimálně po dobu trvání existence některého z důvodu, pro který osobní údaje zpracovává, po dobu pobírání mzdy nebo odměny v rámci Spolku. Dále Spolek zpracovává osobní údaje po dobu běhu lhůt pro různá podání či obhajobu nároků Spolku nebo subjektu údajů.
ii) Pokud pominou důvody pro zpracování osobních údajů, provádí Spolek zpracování osobních údajů již pouze v podobě archivace, po dobu nezbytnou ke splnění zákonných lhůt pro archivaci, a dále ke splnění zákonných povinností v rámci zákonných promlčecích lhůt.
iii) Po uplynutí lhůt podle odst. 1 a 2 provede Spolek výmaz osobních údajů, které jsou zpracovávány elektronicky, v případě papírového zpracování provede řádnou skartaci.
11. Práva subjektu údajů
A. Právo na přístup k osobním údajům
i) Subjekt údajů má právo získat od Spolku potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.
ii) Spolek poskytne na žádost subjektu údajů kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie může Spolek účtovat přiměřený poplatek ve výši administrativních nákladů. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob a pokud je možno prostřednictvím elektronické formy subjekt údajů dostatečně určitě identifikovat. Právem získat kopii nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
iii) Pokud se osobní údaje předávají do třetí země nebo mezinárodní organizaci, má subjekt údajů právo být informován o vhodných zárukách podle článku 46 Nařízení, které se vztahují na předání.
B) Právo na opravu
i) Subjekt údajů má právo na to, aby Spolek bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
C) Právo vznést námitku
i) Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vč. profilování osobních údajů, které se jej týkají, pokud se jedná o zpracování v těchto případech:
- zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušeného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údaj vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.
ii) Spolek osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
D) Právo na výmaz (právo být zapomenut)
i) Pokud se jedná o zpracování osobních údajů mimo rámec zákonného zpracování pro splnění právní povinnosti Spolku, má subjekt údajů právo na to, aby Spolek bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají.
ii) Jestliže Spolek zveřejnilo osobní údaje, které je povinno podle odst. 1 vymazat, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informovalo zpracovatele, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto osobní údaje, jejich kopie či replikace.
E) Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů má právo na to, aby Spolek omezil zpracování (např. znepřístupnění vybraných údajů příjemcům nebo dočasným odstraněním z internetových stránek) v těchto případech:
- subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby Spolek mohlo přesnost osobních údajů ověřit;
- zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
- spolek již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. III, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Spolek převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů, bude zpracování omezeno.
ii) Pokud bylo zpracování omezeno podle odstavce 1, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
12. Právo na přenositelnost údajů
Vzhledem k tomu, že Spolek provádí pouze zákonné zpracování osobních údajů, a zpracování není prováděno automatizovaně, subjekt údajů nemá právo na přenositelnost údajů na jiného správce podle čl. 20 Nařízení.
13. Právo na informace v případě porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů
i) Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Spolek toto porušení bez zbytečného odkladu subjektu údajů.
ii) Oznámení subjektu údajů uvedené v odstavci 1 se nevyžaduje, je-li splněna kterákoli z těchto podmínek:
- Spolek zavedl náležitá technická a organizační ochranná opatření a tato opatření byla použita u osobních údajů dotčených porušením zabezpečení osobních údajů,
- Spolek přijal následná opatření, která zajistí, že vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů podle odstavce 1 se již pravděpodobně neprojeví.
14. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno Nařízení.